Formulär
Riktlinjer kring användning av formulär på webbplatser och intranät.
Personuppgifter ska hanteras enligt GDPR
När du behandlar en personuppgift i ett formulär ska det göras enligt dataskyddsförordningens principer (GDPR). Tänk på att alla uppgifter som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande person är personuppgifter.
Du måste veta varför och till vad personuppgifterna behandlas, vilka personuppgifter som krävs för den aktuella behandlingen, var personuppgifterna ska lagras och hur personuppgifterna skyddas. Du behöver också säkerställa att behandlingen omfattas av Region Östergötlands register över personuppgiftsbehandlingar.
Respektive verksamhet är ansvarig för att den behandling av personuppgifter som genomförs vid användandet av ett formulär sker på ett korrekt sätt. Det är utifrån verksamhetens uppdrag som behandlingen av personuppgifter genomförs.
Ska formulärsvaren arkiveras, gallras eller diarieföras?
Det är informationen som lämnas i ett formulär som avgör hur det ska hanteras. För ett formulär på externa webben som till exempel tar emot ansökningar till ett stipendium räknas svaren som en inkommen handling och ska diarieföras. Andra formulärsvar kan bedömas som skrivelser av ringa betydelse och gallras så fort det är inaktuellt.
Om det är oklart hur informationen i ett webbformulär ska hanteras behöver du identifiera vilken handlingstyp informationen är. Det gör du med hjälp av verksamhetens dokumenthanteringsplan. Det kan vara så att handlingstyp för informationen saknas i dokumenthanteringsplanen och måste läggas till, kontakta i så fall ansvarig funktion och diskutera hur du ska göra.
Olika typer av formulär
Du kan skapa två typer av formulär på regionens webbplatser och intranät, e-postformulär eller frågeformulär.
E-postformulär
E-postformulär kan användas för exempelvis en intresseanmälan. De uppgifter som besökaren skickar in via ett e-postformulär lagras inte på webbplatsen utan genererar endast ett mejl som skickas till utpekad mottagare, funktionsbrevlåda hos verksamhet eller anställdas inkorg (e-postmiljön).
Frågeformulär
Frågeformulär används för att skapa till exempel ett anmälningsformulär där svaren ska sparas ner i webbplatsens databasen och dras ut i en Excelfil. Det är också möjligt att ange antal platser samt visa på webben hur många platser som är kvar samt tala om när det är fullbokat.
Enkäter
Enkäter ska inte skapas på Region Östergötlands webbplatser eller intranät. Enkäter hanteras i Region Östergötlands enkätsystem, Webropol. Alla enkätundersökningar ska följa regionens enkätstrategi.
Webropol (för dig med tillgång till Region ÖStergötlands intranät)
Länk till annan webbplats.
Gör så här för att skapa formulär
Om du ska göra ett nytt formulär på Intranätet, regionostergotland.se eller vardgivare.regionostergotland.se ska du alltid först ta en kontakt med webb@regionostergotland.se
Instruktioner för att skapa formulär och inställningar i formulär hittar du på Sitevisions hjälpwebb.
E-postformulär (help.sitevision.se) Länk till annan webbplats.
Frågeformulär (help.sitevision.se) Länk till annan webbplats.
Videoguide för formulär (help.sitevision.se) Länk till annan webbplats.
Testa alltid formuläret
Testa alltid att fylla i och skicka in ditt formulär när du publicerar det. Kontrollera att svaren samlas in korrekt och levereras till rätt e-postadress. Det är många steg när du skapar ett formulär och det är lätt hänt att något blir fel.
Text om GDPR ska finnas
I varje formulär ska det finnas information om hur Region Östergötland behandlar personuppgifter som samlas in via formuläret. Informationen om hur vi behandlar personuppgifter ska alltid finnas med som en länkad modul under varje formulär på externa webbar och på Intranätet.
Externa webbar, gör så här
- Infoga modulen "Länkad modul" på sidan.
- Peka ut texten som finns under mappen Länkade moduler, Moduler att länka. Välj textrutan GDPR-text.
Intranätet, gör så här
- Infoga modulen "Länkad modul" på sidan.
- Peka ut texten som finns under mappen "För redaktörer, Bibliotek med länkade moduler. Välj textrutan GDPR-text.